Oproeping tot bijwoning Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Eede, Nederland

Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden worden hierbij opgeroepen voor de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van Xeikon N.V. gevestigd te Sluis (de Vennootschap), te houden op 26 november 2019 om 11 uur, Stationsplein 3-2 te 1211 EX Hilversum, Nederland.

Agenda

De agenda voor de vergadering bevat de volgende onderwerpen:
1. Opening; 
2. Terugtreden van de heer Marcus Brussel als bestuurder en CFO van de Vennootschap;
3. Voorstel tot het verlenen decharge aan de heer Marcus Brussel voor zijn taakuitoefening als bestuurder tijdens het lopende boekjaar*;
4. Voorstel tot benoeming van de heer Wouter Ruys als bestuurder en CFO van de Vennootschap*; 
5. Terugtreden van de heer James Martin McCarthy als lid van de Raad van Commissarissen;
6. Voorstel tot het verlenen decharge aan de heer James McCarthy voor zijn taakuitoefening als commissaris tijdens het lopende boekjaar*;
7. Voorstel tot benoeming van de heer Martin Walter Sauer als lid van de Raad van Commissarissen*;
8. Rondvraag; en
9. Sluiting.

Over de met een * gemarkeerde onderwerpen zal stemming plaatsvinden.

Informatie over aanmelding en toegang tot de vergadering is opgenomen na de hiernavolgende toelichting op de agenda.

Agenda met toelichting

  • Agendapunt 2: Terugtreding van de heer Marcus Brussel als bestuurder en CFO van de Vennootschap
    De heer Marcus Brussel is teruggetreden als bestuurder en CFO van de Vennootschap met ingang van 8 november 2019. Beide partijen hebben dit in goed overleg besloten. Dit agendapunt is ter informatie opgenomen en er zal dan ook geen stemming over plaatsvinden.
     
  • Agendapunt 3: Voorstel tot het verlenen van decharge aan de heer Marcus Brussel voor zijn taakuitoefening tijdens het lopende boekjaar
    Voorgesteld wordt om aan de heer Marcus Brussel decharge te verlenen voor de door hem uitgeoefende taken als bestuurder tijdens het lopende boekjaar en dit tot aan 29 oktober 2019, zijnde het moment van vrijstelling, voor zover deze taakuitoefening blijkt uit de jaarrekening of uit informatie die anderszins voorafgaande aan de vaststelling van de jaarrekening aan de algemene vergadering van aandeelhouders bekend is gemaakt.
     
  • Agendapunt 4: Voorstel tot benoeming van de heer Wouter Ruys als bestuurder en CFO van de Vennootschap
    Voorgesteld wordt om de heer Wouter Ruys te benoemen als bestuurder en CFO van de Vennootschap met ingang vanaf 26 november 2019.
    De heer Wouter Ruys (39 jaar, België) behaalde een Master in de handelswetenschappen bij de Lessius Hogeschool Antwerpen.
    Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring in verschillende financiële posities onder andere bij PwC, Fiege, Avnet en Ingersoll Rand. Sinds november 2017 is hij Manager Business Controlling van de Xeikon groep. Gezien de kennis en ervaring van de Heer Ruys, acht de Raad van Commissarissen de heer Ruys als een geschikte kandidaat en draagt hem daarom voor ter benoeming als voor bestuurder en CFO van de Vennootschap.
     
  • Agendapunt 5: Terugtreden van de heer James Martin McCarthy als lid van de Raad van Commissarissen
    De heer James Martin McCarthy heeft besloten om zich terug te trekken als lid van de Raad van Commissarissen van Xeikon N.V. en trad af per 20 september 2019.
     
  • Agendapunt 6: Voorstel tot het verlenen van decharge aan de heer James McCarthy voor zijn taakuitoefening tijdens het lopende boekjaar
    Voorgesteld wordt om aan de heer James McCarthy decharge te verlenen voor de door hem uitgeoefende taken als commissaris tijdens het lopende boekjaar en dit tot aan het moment van aftreding, voor zover deze taakuitoefening blijkt uit de jaarrekening of uit informatie die anderszins voorafgaande aan de vaststelling van de jaarrekening aan de algemene vergadering van aandeelhouders bekend is gemaakt.
     
  • Agendapunt 7: Voorstel tot benoeming van de heer Martin Walter Sauer als lid van de Raad van Commissarissen
    Gelet op het terugtreden van de heer James Martin McCarthy als lid van de Raad van Commissarissen, wordt op voordracht van de Raad Van Commissarissen voorgesteld om de heer Martin Walter Sauer te benoemen als lid van de Raad van Commissarissen.
    De heer Martin Walter Sauer (56, Duitsland) is handelsingenieur van opleiding. Hij is sinds 1993 Financieel directeur van Flint Duitsland en groeide in 1997 door tot CFO verantwoordelijk voor de Europese vennootschappen van Flint. 
    De heer Sauer houdt geen aandelen in het kapitaal van de Vennootschap en bekleedt verder geen commissariaten. 
    Gezien zijn ervaring en financiële expertise, meent de Raad van commissarissen dat de heer Martin Walter Sauer een geschikte kandidaat is voor de Raad van Commissarissen en een goede aanvulling vormt binnen de huidige samenstelling van de raad van commissarissen en draagt hem daarom voor ter benoeming als lid van de Raad van Commissarissen.

Vergaderstukken, aanmelding & toegang

Vergaderstukken
De volledige agenda met toelichting alsmede de bijbehorende stukken liggen vanaf heden tot na afloop van de vergadering tijdens de kantooruren ter inzage ten kantore van de Vennootschap, Brieversstraat 70, 4529 GZ Eede.

Aanmelding
Houders van aandelen die zijn geadministreerd op een effectenrekening bij een intermediair in de zin van de Wet giraal effectenverkeer, en die de vergadering in persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen, dienen uiterlijk op 19 november 2019 om 18.00 uur een verklaring van hun intermediair betreffende hun rechten bij de Vennootschap in te dienen, waarin deze intermediair verklaart hoeveel aandelen in haar administratie ten name van de aandeelhouder staan en dat (volgens die administratie) het stemrecht op die aandelen toekomt aan de aandeelhouder en dat deze aandelen tot het einde van de vergadering geblokkeerd zullen zijn. De aandeelhouder ontvangt vervolgens van de Vennootschap een toegangsbewijs voor de vergadering. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op pandhouders en vruchtgebruikers die stem- en/of vergaderrechten ontlenen aan aandelen die zijn geadministreerd op een effectenrekening als hiervoor bedoeld.

Aandeelhouders en andere personen met stem en/of vergaderrechten die rechtstreeks in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap zijn ingeschreven en die de vergadering in persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen, moeten dit uiterlijk op 19 november 2019 om 18.00 uur, bij de directie hebben gemeld.

Gevolmachtigden
De stem- en vergaderrechten kunnen worden uitgeoefend door een schriftelijk gevolmachtigde. De schriftelijke volmacht moet uiterlijk op 19 november 2019 om 18.00 uur, door de directie zijn ontvangen en mag langs elektronische weg worden toegezonden.

Legitimatie
Vergadergerechtigden kunnen worden verzocht om zich voorafgaand aan toelating tot de vergadering te legitimeren en derhalve wordt verzocht een geldig legitimatiebewijs mee te nemen.

 

Eede, 9 november 2019
De Directie
De Raad van Commissarissen