Oproeping tot bijwoning Bijzondere Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Oproeping

Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden worden hierbij opgeroepen voor de bijzondere algemene vergadering van aandeelhouders van Xeikon N.V. gevestigd te Sluis (de Vennootschap), te houden op 13 november 2017 om 10:00 uur, WTC, Zuidas Business & Conference Center B.V., Strawinskylaan 77, 1077 XW Amsterdam (meeting room: Trafalgar Square).

Agenda

De agenda voor de vergadering bevat de volgende onderwerpen:

  1. 1. Opening;
  2. 2. Wijziging van de statuten*[1];
  3. 3. Terugtreden van Dhr. Jan Paul van der Velde als lid van de Raad van Commissarissen;
  4. 4. Verlenen décharge aan Dhr. Jan Paul van der Velde voor zijn taakuitoefening over het boekjaar 2017*;
  5. 5. Benoemen van Dhr. Steve Dryden als lid van de Raad van Commissarissen op voordracht van de Raad van Commissarissen*;
  6. 6. Rondvraag;
  7. 7. Sluiting.

Informatie over de vergaderstukken, aanmelding en toegang tot de vergadering is opgenomen na de hiernavolgende toelichting op de agenda.

[1] Over de met een ster (*) gemarkeerde onderwerpen, zal een stemming plaatsvinden. 

AGENDA MET TOELICHTING

Agendapunt 2: wijziging van de statuten.

Op de bijzondere algemene aandeelhoudersvergadering wordt voorgesteld om, in algemene zin, Artikel 18.4 van de huidige tekst van de statuten van Xeikon N.V., dewelke stelt dat algemene vergaderingen dienen plaats te vinden op de hoofdzetel in Eede of in Amsterdam, te wijzigen.

Gezien de verscheidenheid aan nationaliteiten binnen de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur, wordt door de Vennootschap voorgesteld om Artikel 18.4 van de statuten van Xeikon N.V. uit te breiden met de steden ‘Schiphol’ en ‘Hilversum’ als locaties voor het houden van algemene vergaderingen.

De Vennootschap wenst dit artikel van de statuten van Xeikon N.V. aan te passen met het oog op een betere toegankelijkheid.
 

Agendapunt 3: terugtreden van Dhr. Jan Paul van der Velde als lid van de Raad van Commissarissen.

Dhr. Jan Paul van der Velde heeft besloten om zich terug te trekken als lid van de Raad van Commissarissen van Xeikon N.V. en biedt zijn ontslag aan per 13 november 2017.
 

Agendapunt 4: verlenen décharge aan Dhr. Jan Paul van der Velde voor zijn taakuitoefening over het boekjaar 2017.

Voorgesteld wordt om Dhr. Jan Paul van der Velde décharge te verlenen voor zijn taakuitoefening gedurende het boekjaar 2017, voor zover deze taakuitoefening blijkt uit de jaarrekening of uit informatie die anderszins voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening aan de algemene vergadering van aandeelhouders is verstrekt.
 

Agendapunt 5: benoemen van Dhr. Steve Dryden als lid van de Raad van Commissarissen op voordracht van de Raad van Commissarissen.

Gelet op het terugtreden van Dhr. Jan Paul van der Velde als lid van de Raad van Commissarissen vanaf 13 november 2017, wordt op voordracht van de Raad van Commissarissen voorgesteld om Dhr. Steve Dryden te benoemen als lid van de Raad van Commissarissen vanaf 13 november 2017. Dhr. Steve Dryden (1968, Verenigd Koninkrijk) is sinds 2013 Chief Financial Officer van Flint Group en per 10 oktober jl. benoemd tot Chief Executive Officer van de CPS Business van Flint Group. Van zodra een geschikte vervanger is gevonden, zal Dhr. Dryden aftreden als CFO van Flint Group. Dhr. Dryden heeft geen aandelen in Xeikon N.V.

Hiervoor heeft Dhr. Dryden meerdere functies bekleed bij o.a. publieke ondernemingen zoals DS Smith PLC en Filtrona PLC als Finance Director en kan hij een aantal jaren ervaring voorleggen bij PriceWaterhouseCoopers, Rolls Royce en Bunzl PLC. Dhr. Dryden is in 1989 afgestudeerd als chemisch ingenieur aan de University of Leeds en heeft bijkomend in 1992 zijn diploma als accountant behaald aan de ICAEX Association of Chartered Accountants.

Op grond van zijn uitgebreide werkervaring, specifiek met betrekking tot het opereren in een publieke onderneming, verwacht de Raad van Commissarissen dat Dhr. Dryden een geschikte Commissaris van de Vennootschap zal zijn.

Vergaderstukken, aanmelding en toegang

Vergaderstukken

De volledige agenda met toelichting alsmede de bijbehorende stukken liggen vanaf heden tot na afloop van de vergadering tijdens de kantooruren ter inzage ten kantore van de Vennootschap, Brieversstraat 70, 4529 GZ Eede.
 

Aanmelding

Houders van aandelen die zijn geadministreerd op een effectenrekening bij een intermediair in de zin van de Wet giraal effectenverkeer, en die de vergadering in persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen, dienen uiterlijk op 6 november 2017 om 18.00 uur een verklaring van hun intermediair betreffende hun rechten bij de Vennootschap in te dienen, waarin deze intermediair verklaart hoeveel aandelen in haar administratie ten name van de aandeelhouder staan en dat (volgens die administratie) het stemrecht op die aandelen toekomt aan de aandeelhouder en dat deze aandelen tot het einde van de vergadering geblokkeerd zullen zijn. De aandeelhouder ontvangt vervolgens van de Vennootschap een toegangsbewijs voor de vergadering. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op pandhouders en vruchtgebruikers die stem- en/of vergaderrechten ontlenen aan aandelen die zijn geadministreerd op een effectenrekening als hiervoor bedoeld.

Aandeelhouders en andere personen met stem en/of vergaderrechten die rechtstreeks in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap zijn ingeschreven en die de vergadering in persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen, moeten dit uiterlijk op 6 november 2017 om 18.00 uur, bij de directie hebben gemeld.
 

Gevolmachtigden

De stem- en vergaderrechten kunnen worden uitgeoefend door een schriftelijk gevolmachtigde. De schriftelijke volmacht moet uiterlijk op 6 november 2017 om 18.00 uur, door de directie zijn ontvangen en mag langs elektronische weg worden toegezonden.
 

Legitimatie

Vergadergerechtigden kunnen worden verzocht om zich voorafgaand aan de toelating tot de vergadering te legitimeren en derhalve wordt verzocht een geldig legitimatiebewijs mee te nemen.

 

Eede, 27 oktober 2017
De Directie
De Raad van Commissarissen