Oproeping tot bijwoning Algemene Vergadering van Aandeelhouders

Hilversum, Nederland

Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden worden hierbij opgeroepen voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van Xeikon N.V. gevestigd te Sluis (de Vennootschap) te houden op 22 juni 2020 om 11:00 uur, Stationsplein 3-2 te 1211 EX Hilversum. 

Agenda

De agenda voor de vergadering bevat de volgende onderwerpen:
1.    Opening; 
2.    Verslag van de directie over het boekjaar 2019;
3.    Jaarrekening 2019:
a.    Behandeling van de jaarrekening over het boekjaar 2019; 
b.    Vaststellen van de jaarrekening over het boekjaar 2019* ;
4.    Vaststellen winstbestemming over het boekjaar 2019; 
5.    Verlenen décharge aan de leden van de directie voor hun taakuitoefening over het boekjaar 2019*; 
6.    Verlenen décharge aan de leden van de raad van commissarissen (RvC) voor hun taakuitoefening over het boekjaar 2019*; 
7.    Benoemen van de accountant voor het boekjaar 2020*;
8.    Herbenoeming van de heer Arno de Groot als lid van de RvC op voordracht van de RvC*;
9.    Rondvraag;
10.  Sluiting.
 

Agenda met toelichting

  • Agendapunt 3: Jaarrekening 2019
    De algemene vergadering van aandeelhouders wordt verzocht de jaarrekening 2019 vast te stellen.
     
  • Agendapunt 4: Vaststellen winstbestemming over het boekjaar 2019
    De Vennootschap heeft over het boekjaar 2019 een winst gerealiseerd.  De directie heeft besloten om het resultaat van het boekjaar toe te voegen aan de reserves. De RvC heeft dit besluit goed gekeurd.
     
  • Agendapunt 5: Verlenen décharge aan de leden van de directie voor hun taakuitoefening in 2019
    Voorgesteld wordt om de leden van de directie décharge te verlenen voor de uitoefening van hun taken gedurende het boekjaar 2019, voor zover van die taakuitoefening blijkt uit de jaarrekening of uit informatie die anderszins voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening aan de algemene vergadering van aandeelhouders is verstrekt.
     
  • Agendapunt 6: Verlenen décharge aan de leden van de RvC voor hun taakuitoefening in 2019
    Voorgesteld wordt om aan de leden van de RvC décharge te verlenen voor de uitoefening van hun taken gedurende het boekjaar 2019, voor zover van die taakuitoefening blijkt uit de jaarrekening of uit informatie die anderszins voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening aan de algemene vergadering van aandeelhouders is verstrekt.
     
  • Agendapunt 7: Benoemen van de accountant voor het boekjaar 2020
    Voorgesteld wordt om PriceWaterhouseCoopers Accountants N.V. tot accountant van de Vennootschap te benoemen voor het thans lopende boekjaar.
     
  • Agendapunt 8: Herbenoemen van de heer Arno de Groot als lid van de RvC op voordracht van de RvC
    Gelet op het verstrijken van de termijn van benoeming van de heer Arno Leonardus Maria de Groot (1964, Nederland) als lid van de RvC met ingang van deze algemene vergadering wordt op voordracht van de RvC voorgesteld om hem te herbenoemen als lid van de RvC met ingang van 22 juni 2020 voor een periode van vier jaar. 
     
    Sinds 2009 is de heer De Groot Vice President Procurement Packaging bij Flint Group. Daarvoor heeft hij bij o.a. Unilever, ICI en CSM verschillende management posities bekleed binnen inkoop, logistiek en productie.
     
    De heer De Groot houdt geen aandelen in de Vennootschap. De heer De Groot is op 28 december 2015 op voordracht van de Raad van Commissarissen door de bijzondere algemene vergadering tot commissaris benoemd en vervolgens op 24 juni 2019 door de algemene vergadering herbenoemd tot de volgende algemene vergadering in 2020.
     
    De heer de Groot heeft zijn taak als lid van de RvC tot op heden op deskundige wijze vervuld. Zijn uitgebreide werkervaring en expertise op met name inkoop en productie processen zijn van waarde gebleken voor de Vennootschap.

Vergaderstukken, aanmelding & toegang

Vergaderstukken
De volledige agenda met toelichting alsmede de bijbehorende stukken liggen vanaf heden tot na afloop van de vergadering tijdens de kantooruren ter inzage ten kantore van de Vennootschap, Stationsplein 3 2 te 1211 EX Hilversum.

Aanmelding
Houders van aandelen die zijn geadministreerd op een effectenrekening bij een intermediair in de zin van de Wet giraal effectenverkeer, en die de vergadering in persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen, dienen uiterlijk op 16 juni 2020 om 18.00 uur een verklaring van hun intermediair betreffende hun rechten bij de Vennootschap in te dienen, waarin deze intermediair verklaart hoeveel aandelen in haar administratie ten name van de aandeelhouder staan en dat (volgens die administratie) het stemrecht op die aandelen toekomt aan de aandeelhouder en dat deze aandelen tot het einde van de vergadering geblokkeerd zullen zijn. De aandeelhouder ontvangt vervolgens van de Vennootschap een toegangsbewijs voor de vergadering. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op pandhouders en vruchtgebruikers die stem- en/of vergaderrechten ontlenen aan aandelen die zijn geadministreerd op een effectenrekening als hiervoor bedoeld.

Aandeelhouders en andere personen met stem en/of vergaderrechten die rechtstreeks in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap zijn ingeschreven en die de vergadering in persoon of bij gevolmachtigde wensen bij te wonen, moeten dit uiterlijk op 16 juni 2020 om 18.00 uur, bij de directie hebben gemeld.

Gevolmachtigden
De stem- en vergaderrechten kunnen worden uitgeoefend door een schriftelijk gevolmachtigde. De schriftelijke volmacht moet uiterlijk op 16 juni 2020 om 18.00 uur door de directie zijn ontvangen en mag langs elektronische weg worden toegezonden.

Elektronisch uitoefenen van stem- en vergaderrechten
De directie van de Vennootschap heeft besloten dat bovengenoemde stem- en vergaderrechten kunnen worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.

Legitimatie
Vergadergerechtigden kunnen worden verzocht om zich voorafgaand aan toelating tot de vergadering te legitimeren en derhalve wordt verzocht een geldig legitimatiebewijs mee te nemen.

Hilversum, 5 juni 2020
De Directie
De Raad van Commissarissen